Vi har fått ett antal frågor från myndigheter och företag på hur man bygger upp säkerhet i sitt paket- och godsflöde. Detta har renderat i att vi i vissa fall åkt ut till kunden och genomfört en analys på vad de kan göra för att öka sin säkerhet. Vi tänkte därför nedan dela med oss av några av de tips vi ger ut när man ska se över sin godsmottagning. Vi kan inte berätta exakt hur den bästa lösningen för just ditt företag ser ut men vi ska försöka berätta lite vad man bör tänka på om man vill öka sin säkerhet. Självklart så har man först ha identifierat detta som en sårbarhet i sin verksamhet och som en brist i det fysiska skyddet. Här vill vi verkligen trycka på att man inte ska bagatellisera hotbilden då vi på senare tid har hört många säga att ”det finns ingen hotbild mot oss”, efter att det har skett en incident.
En stor del av de postrelaterade incidenterna är vanligtvis avsedda att skrämma, trakassera eller hota. Dessa ger bieffekten av:
· Evakueringar
· Förlorade arbetstimmar
· Otrygga och stressade medarbetare
· Produktionsstörningar
· Negativ publicitet eller påverkan på yttrandefrihet
Med dessa saker i åtanke är en noggrann riskbedömning relaterad till postkontroll och säkerhet avgörande för din organisation. För att nämna några måste din organisation se till att den analyserar:
Logistikrutiner, Mottagande, Access och tillträde till byggnaden, Övervakning, Besöksrutiner, Screeningmetoder, Handlingsplaner, m.m.
En omfattande granskning och analys kommer att omhänderta alla dessa frågor plus många fler. Det hjälper er att identifiera er risknivå och lämplig åtgärd för att minimera dessa problem. Lösningen kan vara så enkel som att implementera ett nytt system för att logga mottagande av paketen, eller så kan den vara mer komplex bestående av CBRNE inspektioner och screening, röntgenkontroller med mer.
Nedan kommer vi att kolla lite på olika lösningar som kan hjälpa er att skapa en säkrare rutin. Detta är enklare rutiner som bör finnas hos alla organisationer som har gjort säkerhetshöjande åtgärder. Att säkerhetskontrollera inkommande försändelser kan vara en effektiv lösning för att minimera riskerna i verksamheten. De bör innehålla förmågor att upptäcka, försvåra och hantera de hot man vill skydda sig mot. Grundläggande för fysisk säkerhet är att etablera en barriär mellan hotet och det som ska skyddas.
Skapa en rutin för mottagandet
Se till att fundera på vilka som kan komma in i er godsmottagning, vilka som levererar (ID) samt hur ni kontrollerar riktigheten i de försändelserna ni mottager.
Se över kontaminationsriskerna och de dynamiska lasterna Hur ser ventilationen eller luftflöde ut mellan godsmottagning, reception och övriga byggnaden. Pulver rör sig mycket snabbt i ventilation och av de högpotenta ämnena så krävs en mycket liten dos för att nå över gränsvärdet för vad som krävs vid inandning av dödlig dos. Om ni får in ett explosivt ämne hur kommer detta påverka byggnaden? En explosiv eller dynamisk last kan ge stora påverkan på såväl byggnader som personal och därför bör inte okända paket öppnas inne i byggnaden. Personalen som har till uppgift att öppna denna typ av post bör vara medvetna om att de finns vissa risker i deras arbete.
Se till att ha en enkel rutin för att identifiera indikatorer
All personal bör dels utbildas på indikatorer men det är ännu viktigare att de får tid på sig att kontrollera alla försändelser och analysera huruvida försändelserna innehar någon indikator eller om den är att anse som kontrollerad.
Utbilda och vidmakthåll förmågan hos personalen
All ny personal måste genomgå utbildning i säker posthantering. Oavsett om kontroll endast innefattar enklare visuell kontroll samt mottagningsanalys eller om man har teknisk utrustning för att genomföra sina kontroller. Kanske viktigare är att se till att personalen kontinuerligt följs upp och får möjlighet att genomföra vidmakthållande av sin kompetens. Många i säkerhetsbranschen kan skriva under på att det första som sviktar i säkerhetsarbetet är den mänskliga faktorn. Se därför till att personalen är på tå.
Se till att öppning sker där skyddsvärden inte kommer till skada
Likt det som vi varit inne på tidigare är det viktigt att inte exponera skyddsvärden för risk. Om man väljer att sköta posthantering i egen regi och inte kan garantera fullt skydd vid kontroll så bör kontroll även innehålla öppning. När vi pratar om skyddsvärden så menas viktig personal, anläggningar eller verksamhet. Öppningen i detta skede kräver såklart att det antingen sker i annan byggnad eller att ventilation är avskärmad samt att man klarar av eventuell dynamisk last.
Skapa handlingsplaner och öva krishantering
Likt alla delar inom säkerhet så är det viktigt att skapa handlingsplaner för olika scenarion samt att dessa övas och revideras med jämna mellanrum.
En stark postsäkerhetsrutin kan inte bara skydda dina anställda och dina tillgångar, utan kan också fungera i ett avskräckande syfte. Se till att din organisation har en lösning som hanterar potentiell risk på ett logiskt sätt. Läs gärna om hur enkelt det är att göra rätt i vårt tidigare inlägg: https://www.cipcheckport.se/post/det-ska-vara-latt-att-gora-ratt.